Reibungsloser Wechsel des IT-Dienstleisters: So geht’s
Ein IT-Dienstleister ist eine der wichtigsten Stützen für jedes Unternehmen. Wenn das Vertrauensverhältnis jedoch gestört ist, kann ein Wechsel notwendig werden. Doch ein solcher Wechsel birgt auch Herausforderungen: Von der Übergabe der Systeme und Daten bis hin zur Sicherstellung des laufenden Betriebs muss alles reibungslos funktionieren. Mit unserer umfassenden Erfahrung in der Steuerung und Begleitung von Dienstleisterwechseln wissen wir, worauf es ankommt. Wir helfen Ihnen dabei, Fallstricke zu umgehen und den Übergang professionell zu gestalten.
Gründe für den Wechsel des IT-Dienstleisters
Die Entscheidung, den IT-Dienstleister zu wechseln, fällt selten leicht, doch es gibt viele Gründe, die einen Wechsel nötig machen können:
- Mangelnde Innovationskraft: Fehlende zukunftsorientierte IT-Konzepte oder Unterstützung bei der Digitalisierung.
- Fehlendes Vertrauen: Spannungen in der Zusammenarbeit oder zwischenmenschliche Probleme führen zu Missverständnissen und Störungen.
- Kostenprobleme: Unerwartet hohe Rechnungen oder nicht nachvollziehbare Kostenbelastungen.
- Unklare Leistungen: Fehlende Transparenz in der Leistungsbeschreibung und unklare Vereinbarungen über Aufgaben und Zeitpläne.
Wichtig: Ein Wechsel sollte gut durchdacht sein. Klären Sie die Gründe und kommunizieren Sie diese klar, um den Übergang fair zu gestalten.
Dokumentation und Zugangsdaten: Die Schlüssel zum Erfolg
Eines der größten Probleme bei einem IT-Dienstleisterwechsel ist die Dokumentation. Ohne vollständige und aktuelle Dokumentationen sowie Zugangsdaten zu den IT-Systemen steht das Unternehmen schnell vor großen Herausforderungen. Der Dienstleister ist jedoch verpflichtet, diese Informationen herauszugeben.
Wichtige Punkte:
- Zugangsdaten: Alle Passwörter gehören in die Hand des Unternehmens. Ein regelmäßiger Abgleich sollte Standard sein.
- Dokumentation: Eine gute Dokumentation enthält alle wesentlichen Informationen zu Zugriffen, Nutzerstrukturen und Rechtesystemen.
- Unabhängige Überprüfung: Bei Unsicherheiten lohnt sich eine externe Überprüfung der Daten.
Der Prozess eines Dienstleisterwechsels: Schritt für Schritt
Ein erfolgreicher Wechsel des IT-Dienstleisters basiert auf klar strukturierten Schritten:
- Vertragsprüfung: Prüfung bestehender Verträge auf Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verpflichtungen. Besonderes Augenmerk auf:
- Betreuungsverträge: Achten Sie auf lange Laufzeiten. Flexible Ausstiegsklauseln sind ratsam.
- Dienstleistungsverträge: Prüfen Sie, ob Wartungsverträge und Lizenzen über Ihr Unternehmen laufen.
- Sichtung der Dokumentation: Überprüfung von:
- Arbeitsberichten und Rechnungen: Welche Arbeiten wurden tatsächlich durchgeführt?
- Technischen Dokumentationen: Alle wesentlichen Informationen zu Passwörtern und Benutzerstrukturen.
- Zugangsdaten: Vollständigkeit und Aktualität der Zugangsdaten prüfen.
- Kommunikation mit dem alten Dienstleister: Sicherstellung einer geordneten Übergabe:
- Kündigung der Verträge und Übergabe sichern.
- Anforderung von Dokumentationen und Zugangsdaten.
- Übergabezeiträume klären.
- Daten und Systeme überprüfen: Vollständigkeit und Funktionalität sicherstellen:
- Verträge, Lizenzen und Wartungsvereinbarungen vollständig dokumentieren.
- Assetinventar erstellen: Übersicht über Hardware, Software, Netzwerke, Benutzerrechte und Datensicherungen.
- Datensicherungen überprüfen: Sicherstellen, dass Wiederherstellungen im Ernstfall möglich sind.
- Übernahme der IT-Betreuung:
- Nahtloser Übergang: Reibungslose Übergabe in enger Zusammenarbeit mit dem alten Dienstleister.
- Kick-off mit den Mitarbeitern: Neue Kommunikationswege festlegen.
Kostenfaktoren: Was beim Wechsel auf Sie zukommt
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters verursacht Kosten, die gut geplant werden sollten:
- Transitionskosten: Einmalige Kosten für die Planung und Durchführung des Wechsels.
- Migration von Systemen: Anpassungen der IT-Infrastruktur, um sie auf den neuen Dienstleister auszurichten.
- Interne Ressourcen: Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für die Begleitung des Wechsels.
- Parallele Beauftragung: Übergangsweise parallele Beauftragung alter und neuer Dienstleister.
Warum mit uns?
Wir haben zahlreiche IT-Dienstleisterwechsel erfolgreich begleitet und wissen, wie wichtig eine reibungslose und gut dokumentierte Übergabe ist. Ob als neuer IT-Dienstleister oder als neutraler Berater: Wir sorgen dafür, dass Ihre IT jederzeit stabil, sicher und auf dem neuesten Stand bleibt.
