Ein Totalausfall in der IT kann für Unternehmen schnell zur existentiellen Bedrohung werden und massive Umsatzeinbrüche nach sich ziehen – ganz zu schweigen vom beschädigten Ruf. Wenn ein erfahrener IT-Dienstleister ein stabiles Notfallkonzept erarbeitet hat, lassen sich die Folgen solcher Ausfälle schnell und effizient eindämmen. Unternehmen, die diese Chance im Vorfeld versäumen, müssen sich zumindest darauf verlassen können, eine flexible und kompetente IT-Firma, auch mit 24-Stunden-Notdienst, in Rufbereitschaft zu haben. Ausfälle in unternehmenskritischen IT-Komponenten sollten jedoch immer über Verträge mit zugesicherter Reaktionszeit und geprüftem Notfallkonzept abgesichert sein. 

Dieses Schreckensszenario drohte vor einigen Jahren auch der TopdeQ GmbH. Bei dem international aufgestellten Versandhändler für Büromöbel funktionierte das komplette E-Mail-System nicht mehr. Sowohl interne als auch externe Mails konnten nicht gesendet und empfangen werden: Für das Unternehmen, das zu diesem Zeitpunkt an sechs Standorten in Europa und drei Standorten in den USA vertreten war, eine Katastrophe, die drohte, den Geschäftsbetrieb nahezu lahmzulegen. Das Mailsystem, basierend auf Basis von Novell Groupwise, wurde zu diesem Zeitpunkt von rund 200 Mitarbeitern genutzt, die von einem Moment auf den anderen nicht mehr untereinander, aber auch nicht mehr mit Kunden und Zulieferern kommunizieren konnten. Der den Kunden von TopdeQ zugesicherte 24-Stunden-Lieferservice konnte somit nicht mehr gewährleistet werden.

Was war zu tun? Versuche, das System in Eigenregie wieder zum Laufen zu bringen, schlugen allesamt fehl: „Nach einem halben Tag haben wir gemerkt, dass wir diesem Problem nicht gewachsen sind. Und die Zeit drängte: Das Mailsystem musste so schnell wie möglich wieder zum Laufen gebracht werden“, so der Bereichsleiter IT in der TopdeQ-Zentrale in Pfungstadt. In der Not wandte man sich an Comp4U. Der hessische Full-Service-IT-Dienstleister war bereits Geschäftspartner von TopdeQ – „allerdings hatten wir aufgrund von Einsparvorgaben die Dienste von Comp4U bereits seit über einem Jahr nicht mehr in Anspruch genommen“, so der Manager. „Insofern waren wir sehr glücklich, dass noch am gleichen Tag uns bereits bekannte Mitarbeiter zum Support ins Unternehmen kamen“.

Das Mailsystem, so stellte sich heraus, war aufgrund von durch einen von TopdeQ in Eigenregie durchgeführten Updateversuch verursachten Inkompatibilitäten zwischen Serverbetriebssystemen und den eingesetzten Groupwise-Softwarepaketen zusammengebrochen. „Wir hatten einige Jahre zuvor bei TopdeQ dieses auf Server in allen Lokationen verteilte weltweite Mailsystem geplant und installiert – daher konnten wir das Problem schnell lokalisieren“, so Olaf Pelzer, Geschäftsführer der Comp4U GmbH. So konnte das System innerhalb kurzer Zeit zumindest notdürftig stabilisiert werden, „In einem zweitägigen Rund-um-die-Uhr-Einsatz haben wir dann weltweit Mailserver neu aufgesetzt und dafür gesorgt, dass sowohl die interne als auch die externe Kommunikation wieder einwandfrei funktionierte“, so Pelzer. In diesem Rahmen wurde auch ein umfassendes Update auf die neueste Version von Groupwise durchgeführt. Zudem stellte Comp4U den Kontakt zum Hersteller her. „Dies war eine große Hilfe für uns als Kunden – denn wir hatten eigentlich keinen Supportvertrag mit Novell“, freute sich das Versandunternehmen. Durch den Einsatz der Comp4U GmbH konnten wir aber in den darauffolgenden Tagen noch einige generelle „Aufräumarbeiten“ gemeinsam mit Novell durchführen, sodass die IT danach wieder auf einem kohärenten und aktuellen Stand war“, so TopdeQ.

Nach dem Zwischenfall lief das Mailsystem wieder reibungslos und die interne IT-Abteilung war zufrieden: „Der Einsatz von Comp4U war vorbildlich – zum einen wegen der schnellen und flexiblen Reaktion, zum anderen wegen der großen Kompetenz, mit der das Problem behoben wurde.“ Das Update auf die aktuelle Groupwise-Version, die Vernetzung mit Novell und der Know-how-Transfer zwischen Comp4U und der hauseigenen IT bei TopdeQ führten letztlich dazu, dass TopdeQ heute in der IT besser aufgestellt ist als vor dem „GAU im Dezember“.