Für die Aufnahmen von Fotos oder Videos bei Firmenveranstaltungen gibt es datenschutzrechtliche Regeln, die vom Unternehmen beachtet werden müssen. Im Folgenden eine Übersicht über die Grundlagen und Empfehlungen für mögliche Umsetzungen.

Das grundsätzliche Problem:
Auch ein Foto stellt im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein personenbezogenes Datum dar, wenn es die Anforderungen an die Verarbeitung dieser Daten erfüllt, es also zumindest die Person(en), die abgebildet werden, identifizierbar macht.

Dazu muss nicht unbedingt das Gesicht erkennbar sein, auch Ort, Zeit und andere Umstände können ausreichen, um eine Person zu erkennen.

 Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten unterliegt daher immer einem sog. „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“, es ist alles verboten, was nicht explizit erlaubt ist. Um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen, benötigt das Unternehmen daher immer eine Erlaubnis, eine sog. Rechtsgrundlage. Unterschieden werden muss zudem zwischen der Verarbeitung der Daten bei der Aufnahme und einer anschließenden Veröffentlichung. Die reine Aufnahme an sich birgt weniger weitreichende Konsequenzen als z.B. eine Veröffentlichung im Internet, die regelmäßig mit einem Kontrollverlust über die weitere Nutzung der Daten z.B. durch Dritte einhergeht.

 (Die Frage, ob nicht hier auch das Kunsturhebergesetz (KUG) anwendbar ist, stellt sich nach heutiger Rechtsauffassung nicht mehr, soweit es um die Rechtsgrundlage geht, allerdings gibt es Ausnahmen, die sich aus dem KUG begründen, dazu weiter unten mehr).

 Welche Rechtsgrundlagen kommen in Frage?
Kurz gesagt: Einwilligung, Vertrag oder berechtigtes Interesse.

 Die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ist der sicherste Weg: Der Betroffene wird informiert, zu welchen Zwecken das Unternehmen die Bilder anfertigen will , er willigt ein, das Unternehmen macht die Einwilligung nachweisbar, in der Regel erfolgt sie also schriftlich. Diese Form der Rechtsgrundlage ist immer vorzuziehen, da sie eine klare Regelung zwischen dem Betroffenen und dem Unternehmen bietet und zu keinen Überraschungen führt, solange die genannten Verwendungszwecke eingehalten werden.

Die „Rechtsgrundlage Einwilligung“ birgt aber auch systemische Schwächen. So kann ein Betroffener, der eine explizite Einwilligung zur Erstellung von Fotos abgegeben hat, diese Zustimmung nachträglich jederzeit „ohne Angaben von Gründen“ widerrufen – das Unternehmen darf danach die Fotos nicht mehr verwenden und muss sie löschen. Das gilt auch für bereits erfolgte Nutzung, sofern das ohne erheblichen Aufwand möglich ist. Bilder auf einer Website müssen also entfernt werden, eine Firmenbroschüre in großer Auflage muss deshalb aber nicht vernichtet werden, sie muss nur bei zukünftigem Neudruck angepasst werden. Auch ist die Rücknahme einer Veröffentlichung im Internet nur begrenzt möglich und wirksam.

 Die Einwilligung ist immer vorzuziehen, wenn das Unternehmen die realistische Möglichkeit hat, die Betroffenen um ihre Einwilligung zu ersuchen. Das kann im Rahmen des Anmeldeprozesses erfolgen oder bei der Registrierung vor Ort, in dem ein Formular ausfüllt, etwas ankreuzt oder auf sonstige Art und durch aktives Handeln seine Zustimmung signalisiert. Viele Unternehmen bieten Veranstaltungsteilnehmern an, sich bei der Registrierung z.B. einen roten Punkt auf ihr Namensschild kleben zu lassen um damit dem Fotografen sichtbar deutlich zu machen, dass sie nicht fotografiert werden möchten. Auch bei der Sichtung der Fotos nach der Veranstaltung kann so sicher selektiert werden.

Ein Vertrag im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ist in diesem Zusammenhang üblicherweise der sog. „Model Release Vertrag“, also eine vertragliche Regelung zur Aufnahme und Verwendung von Fotos. In dieser Vereinbarung stimmt der Betroffene, ähnlich wie bei der Einwilligung, der Erstellung von Fotos zu und gibt die Rechte ganz oder in einem beschriebenen Umfang ab. Anders als bei der Einwilligung gibt es bei dieser Form der Rechtsgrundlage keine Widerrufsmöglichkeit. Allerdings erhält der Betroffene dafür üblicherweise eine Gegenleistung in Form von Geld oder anderen Vorteilen.

Die Nutzung von Model Release Verträgen ist in der Regel die geeignete Form einer Vereinbarung, wenn die Fotos vor allem für Werbezwecke oder für Webauftritte bzw. Druckunterlagen verwendet werden sollen und die Nutzung rechtssicher sein muss.

Das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ist eine weitere Rechtsgrundlage, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten dann erlaubt, wenn das Interesse des Unternehmens an der Nutzung nachweislich größer ist als die Rechte und das Interesse des Betroffenen am Schutz seiner Daten. Es ist also immer eine Abwägung zwischen den berechtigten Interessen des Unternehmens  und den Interessen der Abgebildeten andererseits vorzunehmen. Die Gründe, die zu einer Abwägung zugunsten des Unternehmens führen, sind anzugeben.

 Im Rahmen dieser Abwägung sind insbesondere die vernünftigen Erwartungen der abgebildeten Personen zu berücksichtigen (Erwägungsgrund 47 DSGVO). Muss die betroffene Person nicht damit rechnen, in einer bestimmten Situation fotografiert zu werden, überwiegt in der Regel das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person. Hingegen werden z.B. die Gäste einer Firmenfeier damit zu rechnen haben, dass Fotos angefertigt werden. Ebenfalls müssen Gäste einer großen Veranstaltung auf Einladung oder mit öffentlichem Zugang, bei der der Veranstalter ein Interesse daran hat, die Veranstaltung zu dokumentieren, mit Bildaufnahmen rechnen.

 Sehr oft wird daher diese Rechtsgrundlage für Firmenveranstaltungen genutzt. Hierbei ist zu beachten, dass die Betroffenen deutlich auf die Anfertigung von Fotos hingewiesen werden müssen und ihnen eine durchsetzbare Möglichkeit geboten werden muss, nicht aufgenommen zu werden (Die Rechtsgrundlage ist kein Freibrief, den die Betroffenen akzeptieren müssen).

Der Hinweis an die Betroffenen sollte nachweislich so erfolgen, dass Besucher realistisch davon Kenntnis nehmen muss. Es bietet sich eine Kombination aus Schildern (z.B. mit Kamerasymbol und kurzem Hinweis), einer Ansage durch einen Vortragenden und den Aushang von detaillierten Erläuterungen im Sinne einer Datenschutzinformation nach Art. 13 (siehe unten) an. Es empfiehlt sich, die Aushänge nachweislich z.B. mit Fotos oder Arbeitsanweisungen an das Aufbauteam zu belegen, um bei Fragen im Nachgang die Art der Information nachweisen zu können.

 Diese Form der Rechtsgrundlage kann gewählt werden, wenn das Interesse des Unternehmens klar überwiegt und der Betroffene eindeutig damit rechnen muss, dass Fotos angefertigt werden. Je größer der Teilnehmerkreis, desto nachvollziehbarer wird die Argumentation, dass nicht für alle Teilnehmer eine Einwilligung hätte erwirkt werden können. Je kleiner der Kreis und je „unöffentlicher“ der Charakter der Veranstaltung ist, desto mehr spricht hingegen für die Einwilligung.

Ausnahmen nach dem Kunsturhebergesetz:
Drei wichtige Ausnahmen, die sich aus dem Kunsturhebergesetz (KUG) ergeben, sind in § 23 KUG zu finden. In der Regel werden sie für die Anfertigung von Fotos auf Firmenveranstaltungen nicht anwendbar sein. Daher vor allem zur Komplettierung der möglichen Rechtsgrundlagen die folgende Übersicht:

Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte:
Diese Ausnahme kann zum Beispiel bei Auftritten von Politikern oder berühmten Personen einschlägig sein. Ein solches Bild kann nicht nur Vorgänge von historischer oder politischer Bedeutung, sondern ganz allgemein das Zeitgeschehen unter Berücksichtigung sämtlicher sozialer, wirtschaftlicher und kultureller Aspekte zeigen. Zum Zeitgeschehen gehören daher nicht nur alle Ereignisse, die ins Blickfeld der Öffentlichkeit geraten sind, sondern sämtliche Angelegenheiten von öffentlichem Interesse.

Das Interesse der Allgemeinheit darf jedoch nicht zu sehr verallgemeinert werden. Maßgeblich ist die öffentliche Bedeutung des abgebildeten Vorgangs, nicht die der Person. So wären Bilder eines Politikers in Ausübung seines Amtes ein Bild der Zeitgeschichte. Ein Foto des Politikers beim privaten Besuch eines Restaurants wird nicht unter die Ausnahme fallen.

 Bilder, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen:
Diese Ausnahme gilt, wenn das Hauptmotiv des Bildes die Landschaft, das Gebäude oder eine Maschine ist und nicht eine Person, die sich nur zufällig in der Umgebung befinden. Der eigentliche Gegenstand der Abbildung ist z.B. die Landschaft. Ob die Darstellung des Betroffenen nur Beiwerk ist, kann gut daran bemessen werden, dass die Person weggelassen werden kann, ohne dass sich Sinn und Charakter des Bildes verändern.

Bilder von öffentlichen Veranstaltungen, Aufzügen und ähnlichen Veranstaltungen
Wesentliche Bedingung hierbei ist, dass der Vorgang in der Öffentlichkeit stattfindet und die Abbildungsfreiheit ihre Rechtfertigung in der Dokumentation über das Ereignis findet. Dabei muss der Vorgang selbst, also die Darstellung des Geschehens als Ereignis im Vordergrund stehen. Das Hervorheben einzelner Personen ist aufgrund dieser Privilegierung nicht zugelassen. Diese Bilder von Einzelperson können jedoch unter Umständen Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte sein, so z.B. der Sprecher bei einer Demonstration oder die Teilnehmer eines großen Festumzugs.

 Der Begriff „ähnliche Veranstaltungen“ ist entsprechend weit auszulegen und meint auch Demonstrationen, Sportveranstaltungen oder Karnevalsumzüge. „Versammlungen und Aufzüge“ sind aber nur solche Menschenmengen, die so groß sind, dass einzelne Menschen sich nicht mehr aus ihnen hervorheben. Eine Hochzeitsgesellschaft erfüllt diese Voraussetzungen z.B. nicht.

Außerdem müssen die Menschen auf dem Foto erkennbar den gleichen Willen haben, an dieser Veranstaltung gemeinsam teilnehmen zu wollen, also z.B. Demonstationsteilnehmer oder Fussballfans in einem Stadion.  Eine Gruppe zufällig aufeinandertreffender Menschen auf einem Bahnsteig oder Menschen in einem vollen Schwimmbad im Sonner fehlt es jedoch an diesem kollektiven Willen, hier gilt die Ausnahmeregel daher nicht.

Wichtig: Datenschutzinformationen (DSI) nicht vergessen:
Unabhängig von der Wahl einer geeigneten Rechtsgrundlage obliegt dem Unternehmen in jedem Fall die Information der Betroffenen durch Datenschutzinformationen (DSI) nach Art. 13 oder 14 DSGVO.

Das Unternehmen muss darin sowohl auf die Anfertigung der Bilder als auch auf die geplante Veröffentlichung der Fotos hinweisen und den Betroffenen sämtliche Informationen gem.  Art. 13 DSGVO mitteilen. Er muss dabei genau über die Zwecke, für die die Fotos verarbeitet werden, sowie über die Rechtsgrundlage informieren. Auch ist darüber zu informieren, ob die Fotos ggf. an Dritte weitergegeben werden (z.B. Fotolabor, Werbeagenturen, Internetdienste, Presse). Außerdem ist über die Speicherdauer, das Recht auf Auskunft bzw. Berichtigung und Löschung, auf das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen sowie über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde zu informieren. 

 Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, so ist im Rahmen der Informationspflichten auch auf die Abwägungsentscheidung hinzuweisen.

 Das Unternehmen kann diese Informationen bei der Veranstaltung aushängen, auf die Verfügbarkeit beim Organisationspersonal verweisen und auch über einen Link, z.b. auf die Firmenwebsite bereitstellen. Wichtig ist, dass der Betroffene einfach und nachvollziehbar Zugriff auf diese Informationen haben kann, wenn er es denn möchte.

Diese Hinweise sind eine unverbindliche Datenschutzinformation der Comp4U GmbH nach bestem Wissen und Stand 01/2023. Sie können aber auch unsere persönliche Meinung darstellen und unter Umständen nicht auf Ihre Bedürfnisse zutreffen. Sie ersetzen daher niemals eine Beratung im konkreten Einzelfall. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie datenschutzfachliche Unterstützung benötigen.

Weitergabe und Kopie nur mit vorheriger Einwilligung durch die Comp4U GmbH

(Zur Vereinfachung beim Lesen verwenden wir im Folgenden die Form des „Betroffenen“ ohne geschlechtsspezifische Differenzierung).